Die Organisation eines Großevents wie des Ironscout 2025 stellt nicht nur logistische, sondern auch technische Herausforderungen dar. Der Ironscout ist ein jährlicher 22-stündiger Orientierungslauf für Pfadfinder, der jedes Jahr von einem anderen Team organisiert wird und bei dem die Teilnehmer eine anspruchsvolle Strecke bewältigen und an Stationen verschiedene Aufgaben erfüllen müssen. Um die verschiedenen Prozesse – von der Anmeldung über den Zahlungsabgleich bis zur internen Kommunikation – effizient zu gestalten, setzen wir auf eine Kombination aus bewährten Open-Source-Lösungen und spezialisierten Cloud-Services.

Technologie-Stack

Für die Umsetzung setzen wir auf eine Mischung aus WordPress, Pretix, Brevo, Nextcloud und FreeScout, die über verschiedene Hosting-Anbieter verteilt sind.

1. Website & Kommunikation

Screenshot of the Ironscout 2025 website with WordPress and Neve theme. — **Ironscout Website** – Die offizielle Website des Ironscout 2025, betrieben mit WordPress und dem Neve-Theme.

WordPress mit Neve

Die offizielle Website des Ironscouts läuft auf WordPress mit dem Theme Neve, das eine moderne und schlanke Darstellung ermöglicht. Die Anmeldung für den Newsletter erfolgt direkt über Contact Form 7 (cf7), das mit Brevo.

Brevo für Newsletter & SMTP Versand

Für die regelmäßige Kommunikation mit Teilnehmern und Teammitgliedern verwenden wir Brevo (ehemals Sendinblue). Um sicherzustellen, dass wichtige E-Mails wie Bestätigungen und Updates nicht im Spam-Ordner landen, haben wir Pretix so konfiguriert, dass E-Mails über Brevo als SMTP-Relay versendet werden..

2. Ticketing & Zahlungsabgleich

Pretix backend showing ticket types and add-ons for Ironscout 2025. — **Pretix Backend – Ticket-Übersicht** – Screenshot des Pretix-Backends mit verschiedenen Ticketarten und Zusatzoptionen für die Veranstaltung.

Pretix für die Registrierung

Die Registrierung für Ironscout erfolgt über Pretix, ein leistungsfähiges Open-Source-Ticketing-System. Um den Prozess zu optimieren, haben wir verschiedene Erweiterungen implementiert:

Aggregator Skript: Zeigt Bestellungen in Nextcloud Analytics an, um die Anzahl der Registrierungen besser verfolgen zu können.
Automatisierter Bankabgleich: Ein PHP-Skript synchronisiert Kontotransaktionen mit Pretix und markiert bezahlte Tickets automatisch als bestätigt.

Ticket-Struktur & Add-ons

Es gibt drei Arten von Tickets für die Teilnahme an Ironscout:

Laufen: Für Teams von 4 bis 8 Personen , die an der 22-stündigen Wanderung teilnehmen.
Stationen: Für Teams von 6 bis 12 Personen , die eine Station anbieten.
Helfen: Für Einzelpersonen, die bei der Organisation der Veranstaltung helfen.

Zusätzlich sind zwei optionale Zusatzprodukte erhältlich:

T-Shirt: Das offizielle Ironscout 2025-T-Shirt, erhältlich in verschiedenen Größen.
Becher: Ein wiederverwendbarer Becher als umweltfreundliche Alternative für die Veranstaltung.

3. Optimierung der Pretix-Installation

1. Hinzufügen von Swap-Speicher

sudo fallocate -l 1G /swapfile
sudo chmod 600 /swapfile
sudo mkswap /swapfile
sudo swapon /swapfile
echo '/swapfile none swap sw 0 0' | sudo tee -a /etc/fstab
free -h

2. Optimierung der Services

Reduzieren der Gunicorn-Arbeiter:

sudo nano /etc/systemd/system/pretix-web.service

ExecStart=/var/pretix/venv/bin/gunicorn pretix.wsgi \
--name pretix --workers 2 \
--max-requests 1200 --max-requests-jitter 50 \
--log-level=info --bind=127.0.0.1:8345

3. Regelmäßige Datenbank-Backups

su pretix
cd /etc/pretix
pg_dump -U pretix -d pretix -f backup_file.sql

4. Anfragemanagement mit FreeScout

FreeScout interface with categorized inquiries: General, Running, Stations. — **FreeScout Backend – Anfragenmanagement** – Übersicht des FreeScout-Backends mit drei kategorisierten Anfragetypen zur effizienten Teamzuweisung.

Direktes Anfrage-Routing über die Website

Um eine schnelle und zielgerichtete Kommunikation zu ermöglichen, gibt es auf der Ironscout-Website ein Anfrageformular, in dem die Nutzer das entsprechende Thema auswählen können. Die verfügbaren Kategorien sind:

Allgemeine Anfragen
Laufen
Stationen

Je nach Auswahl wird die Anfrage automatisch an die richtige E-Mail-Adresse weitergeleitet und dem entsprechenden FreeScout-Teamzugewiesen. So wird sichergestellt, dass die Anfragen umgehend von den richtigen Personen bearbeitet werden, was die Antwortzeiten verkürzt.

5. Datenaustausch mit Nextcloud

Nextcloud dashboard displaying folder structure for event documents. — **Nextcloud – Ordnerstruktur** – Die Nextcloud-Oberfläche mit strukturierten Ordnern für den Dokumentenaustausch und die interne Zusammenarbeit.

Für die interne Zusammenarbeit nutzen wir Nextcloud, das von unserem Diözesanverband betrieben wird. Dort werden wichtige Dokumente, Zeitpläne und andere wichtige Veranstaltungsinformationen sicher gespeichert und gemeinsam genutzt.

Hosting und Infrastruktur

Pretix läuft auf einem virtuellen Server bei IONOS für nur 1 € pro Monat..
Webgo hostet sowohl die Website als auch FreeScout - ein klassisches Shared-Hosting- Modell.
Nextcloud wird als Storage Share bei Hetzner gehostet, was eine zuverlässige und GDPR-konforme Datenspeicherung gewährleistet.

Technische Umsetzung des Ironscouts 2025