Ehrenamtliche Arbeit bei den Pfadfindern erfordert oft den Einsatz persönlicher Mittel. Damit Ausgaben schnell und unkompliziert erstattet werden können, haben wir ein benutzerfreundliches Online-Formular entwickelt. Unser System ist leicht zugänglich und sorgt für eine schnelle Bearbeitung, um die finanzielle Belastung der Leiter*innen möglichst gering zu halten.
Warum ein Online-Formular?
Pfadfindergruppen verwalten oft Auslagen für Materialien, Fahrtkosten und Verpflegung. Ein effizientes Erstattungssystem hilft, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und vermeidet die manuelle Bearbeitung von Papierbelegen. Unser Online-Formular wurde speziell für Pfadfinder*innen entwickelt, um eine einfache und strukturierte Erfassung der Auslagen zu ermöglichen. Durch digitale Einreichungen können wir sicherstellen, dass alle erforderlichen Angaben vorhanden sind, und sparen uns den Papierkram.
Technischer Hintergrund
Wir nutzen das beliebte WordPress-Plugin Contact Form 7 (CF7), kombiniert mit „Drag and Drop Multiple File Uploader“ und „Friendly Captcha“. Diese Plugins ermöglichen uns:
- Dateiupload: Für die Einreichung von Belegen können bis zu zehn Dateien hochgeladen werden (max. 10 MB). Formate wie JPG, PNG und PDF werden unterstützt.
- Spam-Schutz: „Friendly Captcha“ stellt sicher, dass nur echte Anfragen durchkommen und unser System vor Spam geschützt ist.
- Anonymität: Nur die letzten vier Ziffern der IBAN werden abgefragt, und es werden keine vollständigen Bankdaten oder personenbezogenen Daten gespeichert.
So funktioniert unser Formular
Unser Formular ist darauf ausgelegt, alle wichtigen Daten abzufragen und gleichzeitig die Nutzung einfach zu gestalten. Hier ein kurzer Überblick über die Felder, die ausgefüllt werden müssen:
- Name und E-Mail-Adresse – Grundlegende Kontaktdaten, damit die Anfrage zugeordnet werden kann.
- Aktion / Fahrt / Lager – Eine kurze Beschreibung der Aktivität oder Veranstaltung, für die die Auslagen angefallen sind.
- Kategorie auswählen – Auswahl, um welche Art von Auslage es sich handelt, z.B. Fahrt, Lager oder Materialkosten.
- Teilnehmerzahl – Anzahl der Teilnehmenden (falls relevant).
- Daten – Von welchem Datum bis zu welchem Datum fand die Aktivität statt?
- Betrag – Höhe der Auslagen in Euro.
- IBAN – Die letzten vier Ziffern der IBAN, um sicherzustellen, dass das Geld auf das richtige Konto überwiesen wird.
- Belege – Hochladen der Belege für eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung.
- Anmerkungen – Zusätzliche Informationen, falls benötigt.
Freigabeprozess: Nach dem Abschicken erhält der Vorstand eine E-Mail mit allen Einzelheiten und können es direkt genehmigen. Wenn Sie in der E-Mail auf „Antworten“ klicken, wird die Adresse vom Schatzmeister vorausgefüllt. Das bedeutet, dass das Geld direkt an die Gruppenleiterin, die die Auslagen hatte, überwiesen werden kann.
Weitere technische Details
Zusätzlich haben wir einige besondere Einstellungen getroffen, um die Verwaltung der Dateien zu erleichtern:
- Speicherung der Anhänge: Hochgeladene Dokumente werden ausschließlich auf dem Webserver gespeichert, um die Belastung des E-Mail-Posteingangs zu verringern. In den Einstellungen des Plugins „Drag and Drop Multiple File Uploader“ sollte die Option „Don't delete files“ auf „Yes“ gesetzt werden, um ein Löschen zu verhindern.
Diese Lösung ermöglicht es, am Ende eines jeden Jahres alle Belege und die dazugehörigen Freigaben als PDF abzuspeichern und als digitales Auslagenbuch abzulegen – eine einfache Möglichkeit zur Dokumentation und Nachverfolgbarkeit.
Formular-Code
Hier der verwendete Formular-Code für Interessierte, die unsere Lösung direkt in ihre eigene Website integrieren möchten:
<label> Dein Name (Pflichtfeld)
[text* your-name] </label>
<label> Deine E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
[email* your-email] </label>
<label> Aktion / Fahrt / Lager (Pflichtfeld)
[text* your-subject] </label>
<label>Tag (Pflichtfeld)
[select* art "Fahrt, Haik, Lager, Aktion" "Wö-Kasse" "Juffi-Kasse" "Pfadi-Kasse" "Rover-Kasse" "Ausbildung" "Versicherung" "Material" "Georgsburg"] </label>
<label>Teilnehmer*innen [number teilnehmer]</label>
<label>Von / Am (Pflichtfeld) [date* von]</label>
<label><span>bis </span>[date bis]</label>
<label>Auslagen (Pflichtfeld)
<span>€ </span>[number* Betrag]</label>
<label>Letzten vier Stellen der IBAN (Pflichtfeld)
[number IBAN max:9999]</label>
<p>Des Kontos, an das die Auslagen beglichen werden sollen. Sollte es ein neues Konto sein, schick dem <a href="mailto:kassenwart@pfadfinder.de?subject=Neue Kontodaten">Kassenwart</a> bitte eine gesonderte Mail.</p>
<label>Belege (Pflichtfeld)
[mfile* upload-file-349 filetypes:jpg|jpeg|png|gif|pdf|doc|docx|xls|xlsx limit:10000000 min-file:1 max-file:10]
Es ist zwingend erforderlich, dass alle Angaben des Beleges leserlich sind. Ansonsten kann die Auslage nicht beglichen werden.
</label>
<label> Anmerkungen
[textarea your-message] </label>
[acceptance accept-this-1]Ich habe die <a href="https://pfadfinder.de/datenschutz/">Datenschutzerklärung</a> gelesen und akzeptiert.[/acceptance]
[submit "Senden"]E-Mail-Benachrichtigungscode
Beim Absenden des Formulars wird automatisch eine E-Mail an den Vorstand generiert. Hier ein Beispiel für den Code der versendeten E-Mail, der ebenfalls anpassbar ist:
<p>Hallo lieber StaVo,</p>
<p>könnt ihr folgende Abrechnung so freigeben?</p>
<p>Von: [your-name] <[your-email]><br />Auslagen <strong>[your-subject]</strong> von [von] bis [bis] mit [teilnehmer] Teilnehmern</p>
<p>Tag: [art]</p>
<p>Betrag: [Betrag] €</p>
<p>Letzten vier Ziffern der IBAN: [IBAN]</p>
<p><br />Anmerkungen:<br />[your-message]</p>
<p>Beleg: [upload-file-349]</p>
<p><br />Wenn alles so in Ordnung ist und alle Angaben des Beleges leserlich sind, antwortet mir bitte, dann überweise ich [your-name] die [Betrag] €.</p>
<p> </p>
<p>Gruß & Gut Pfad<br />Der Kassenwart</p>
<p>-- <br />Diese E-Mail wurde über das Abrechnungsformular von https://pfadfinder.de/interner-bereich/ gesendet</p>
Bild: Gerd Altmann auf Pixabay
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