Neues WordPress-Plugin: Schluss mit der Zettelwirtschaft – Scout Reimbursement Pro ist da!

Wer sich ehrenamtlich in einem Verein, einer Pfadfindergruppe oder einer Jugendorganisation engagiert, kennt das Problem: Für das Sommerlager, das Bastelmaterial oder die Fahrtkosten müssen Mitglieder oft privat Geld vorschießen.

Was danach folgt, ist für alle Beteiligten mühsam: Belege werden abfotografiert, per E-Mail oder WhatsApp an den Vorstand geschickt, dort ausgedruckt, unterschrieben und irgendwann an den Kassenwart weitergeleitet. Es gibt Rückfragen, E-Mails gehen unter und am Ende des Jahres fehlt die Hälfte der Kassenbons.

Um diesen Prozess endlich zu digitalisieren und zu vereinfachen, habe ich in den letzten Wochen ein eigenes WordPress-Plugin entwickelt, das ab sofort offiziell im WordPress-Verzeichnis verfügbar ist: Scout Reimbursement Pro.

Was macht Scout Reimbursement Pro?

Das Plugin ist ein vollständiges, digitales Ausgaben-Erstattungssystem, das direkt in WordPress läuft. Es verbindet sich nahtlos mit dem beliebten Plugin Contact Form 7 und macht den gesamten Abrechnungsprozess sicher, nachvollziehbar und vor allem: unglaublich einfach.

So sieht der Workflow aus:

1. Einreichen: Ein Mitglied füllt ein einfaches Formular auf der Website aus und lädt seine Belege (Fotos oder PDFs) direkt vom Smartphone hoch.
2. Freigabe per Klick: Der Vorstand erhält eine E-Mail mit den Details. Das Geniale: Um den Antrag freizugeben oder abzulehnen, reicht ein Klick auf den sicheren Link in der E-Mail. Ein Login ins WordPress-Backend ist dafür nicht nötig!
3. Auszahlung: Nach der Freigabe bekommt der Kassenwart automatisch eine E-Mail mit allen Infos (inkl. IBAN und Belegen). Sobald das Geld überwiesen ist, klickt er auf „Bezahlt“ und der Antragsteller wird automatisch benachrichtigt.

sequenceDiagram
    autonumber
    actor M as 🧑‍🌾 Mitglied
    participant WP as 💻 WordPress (Plugin)
    actor V as 👔 Vorstand
    actor K as 💰 Kassenwart

    M->>WP: Füllt CF7-Formular aus & lädt Fotos hoch
    Note over WP: Bilder werden komprimiert<br/>& sicher gespeichert (Status: Offen)
    WP->>V: ✉️ E-Mail: Neuer Antrag (mit Token-Links)
    
    alt Antrag wird abgelehnt
        V->>WP: Klickt auf den "Ablehnen"-Link
        WP->>M: ✉️ E-Mail: Antrag wurde abgelehnt
    else Antrag wird freigegeben
        V->>WP: Klickt auf den "Freigeben"-Link
        Note over WP: Status: Freigegeben<br/>Belegnummer (N-X) wird vergeben
        WP->>K: ✉️ E-Mail: Auszahlungsauftrag (inkl. IBAN & PDFs)
        K->>K: Tätigt die Überweisung im Online-Banking
        K->>WP: Klickt auf den "Bezahlt"-Link in der Mail
        Note over WP: Status: Bezahlt
        WP->>M: ✉️ E-Mail: Dein Geld wurde überwiesen!
    end

Die technischen Highlights

Als Entwickler war mir wichtig, dass das System nicht nur funktional, sondern auch performant und sicher ist. Deshalb bringt das Plugin einige spannende Features unter der Haube mit:

• Clientseitige Bildkomprimierung: Wenn Nutzer einen 10-Megabyte-Kassenbon direkt mit der Handykamera fotografieren, komprimiert das Plugin das Bild im Browser, bevor es hochgeladen wird. Das spart massiv Server-Speicher und funktioniert auch im Zeltlager bei schlechter Edge-Internetverbindung.
• Sicherer Dateispeicher: Vertrauliche Kassenbons und Rechnungen haben im öffentlichen WordPress-Upload-Ordner nichts zu suchen. Das Plugin speichert alle Belege in einem separaten Verzeichnis, das per .htaccess strikt vor Zugriffen von außen geschützt ist.
• Sichere Token-Links: Der Freigabe-Workflow läuft über kryptografisch sichere, einmalig verwendbare Links. Ein doppeltes Freigeben oder Manipulieren der Statusänderung ist ausgeschlossen.
• Jahresbericht & Statistik: Im Backend gibt es übersichtliche Kategorien-Statistiken sowie eine HTML-Druckansicht für die Jahreshauptversammlung oder den Steuerberater – inklusive fortlaufender Belegnummern und digitalem Stempel.

Jetzt kostenlos herunterladen

Scout Reimbursement Pro ist Open Source und zu 100 % kostenlos. Es ist ab sofort im offiziellen WordPress-Plugin-Verzeichnis verfügbar.

👉 Hier geht es zum Plugin auf WordPress.org

Ihr könnt es auch ganz einfach installieren, indem ihr in eurem WordPress-Backend unter Plugins > Installieren nach „Scout Reimbursement Pro“ sucht. Das Einzige, was ihr benötigt, ist eine aktuelle WordPress-Version und das Plugin Contact Form 7.

Ich freue mich riesig, wenn das Plugin euren Vereinsalltag ein kleines bisschen stressfreier macht! Wenn ihr Feedback habt, Fehler findet oder euch Funktionen wünscht, schreibt mir gerne hier in die Kommentare oder nutzt das Support-Forum auf WordPress.org.

Und falls euch das Plugin gefällt: Eine 5-Sterne-Bewertung bei WordPress hilft enorm, damit auch andere Vereine es besser finden können!