Ehrenamtliche Arbeit bei den Pfadfindern bedeutet oft, in Vorleistung zu treten. Um die Abrechnung zu vereinfachen, haben wir ein Online-Formular entwickelt, das den Prozess beschleunigt und Papierkram reduziert.
Warum digital?
Unser Formular erfasst alle nötigen Daten standardisiert. Das spart Rückfragen und ermöglicht eine schnellere Erstattung von Auslagen für Material, Fahrten oder Verpflegung.
Technische Umsetzung
Wir nutzen WordPress mit Contact Form 7 (CF7), ergänzt durch „Drag and Drop Multiple File Uploader“ und „Friendly Captcha“.
- Upload: Bis zu 10 Dateien (Belege) direkt hochladen (JPG, PNG, PDF).
- Spam-Schutz: DSGVO-konform mit Friendly Captcha.
- Datenschutz: Nur die letzten 4 Ziffern der IBAN werden abgefragt (Abgleich mit hinterlegten Daten).
Ablauf
Das Formular fragt folgende Daten ab:
- Name & E-Mail
- Aktion/Zweck
- Kategorie (z. B. Material, Fahrt)
- Teilnehmerzahl & Datum
- Betrag & IBAN (letzte 4 Stellen)
- Belege (Upload)
Genehmigung: Der Vorstand erhält eine E-Mail mit allen Daten. Per „Antworten“ geht die Mail direkt an den Kassenwart zur Auszahlung – Freigabe per Klick.
Formular-Code (Contact Form 7)
<label> Dein Name (Pflichtfeld)
[text* your-name] </label>
<label> Deine E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
[email* your-email] </label>
<label> Aktion / Fahrt / Lager (Pflichtfeld)
[text* your-subject] </label>
<label>Kategorie (Pflichtfeld)
[select* art "Fahrt, Haik, Lager, Aktion" "Wö-Kasse" "Juffi-Kasse" "Pfadi-Kasse" "Rover-Kasse" "Ausbildung" "Versicherung" "Material" "Georgsburg"] </label>
<label>Teilnehmer*innen [number teilnehmer]</label>
<label>Von / Am (Pflichtfeld) [date* von]</label>
<label><span>bis </span>[date bis]</label>
<label>Auslagen (Pflichtfeld)
<span>€ </span>[number* Betrag]</label>
<label>Letzten vier Stellen der IBAN (Pflichtfeld)
[number IBAN max:9999]</label>
<p>Kontoabgleich: Sollte es ein neues Konto sein, bitte den Kassenwart separat informieren.</p>
<label>Belege (Pflichtfeld)
[mfile* upload-file-349 filetypes:jpg|jpeg|png|gif|pdf|doc|docx|xls|xlsx limit:10000000 min-file:1 max-file:10]
Bitte auf Lesbarkeit achten!
</label>
<label> Anmerkungen
[textarea your-message] </label>
[acceptance accept-this-1]Datenschutzerklärung akzeptiert.[/acceptance]
[submit "Senden"]E-Mail-Template
Hier der Code für die E-Mail-Benachrichtigung an den Vorstand:
<p>Hallo Vorstand,</p>
<p>bitte um Freigabe folgender Abrechnung:</p>
<p>Von: [your-name] <[your-email]><br />Zweck: <strong>[your-subject]</strong><br />Zeitraum: [von] bis [bis]<br />Teilnehmer: [teilnehmer]</p>
<p>Kategorie: [art]</p>
<p>Betrag: [Betrag] €</p>
<p>IBAN (Endziffern): [IBAN]</p>
<p>Anmerkungen:<br />[your-message]</p>
<p>Belege: [upload-file-349]</p>
<p>Zur Freigabe bitte auf diese Mail antworten (geht an Kassenwart).</p>Bild: Gerd Altmann / Pixabay